Воркфлоу: Генерація інвойсів
Орієнтовний час: 15 хвилин Складність: Початківець Категорія: 📋 Адміністративні Професії: Підрядники, Торговці, Фрілансери, Малий бізнес
| 🌐 Мови: English | Français | Українська 🇺🇦 |
Кейс використання
Вам потрібно швидко створити професійні інвойси (рахунки-фактури) за допомогою шаблонів або на основі існуючих кошторисів. Цей воркфлоу допоможе вам:
- Генерувати інвойси за шаблонами
- Перетворювати прийняті кошториси на інвойси
- Автоматично нумерувати інвойси
- Автоматично розраховувати податки та підсумки
Важливо: Цей воркфлоу генерує інвойси у текстовому або PDF форматі. Завжди перевіряйте суми та юридичні реквізити перед надсиланням.
Попередні вимоги
- Cowork увімкнено в Claude Desktop
- Шаблон інвойсу (Word, Excel або PDF) АБО інформація про клієнта
- Наступний номер інвойсу
- Створена робоча папка
Покрокова інструкція
Крок 1: Підготовка робочого простору
# Створення структури
mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{templates,output/invoices}
# Якщо у вас є шаблон, скопіюйте його
cp ~/Documents/invoice-template.docx ~/Cowork-Workspace/templates/
Крок 2: Створення інвойсу за шаблоном
Якщо у вас є шаблон:
Використовуй шаблон у ~/Cowork-Workspace/templates/invoice-template.docx
Заповни його такою інформацією:
- Номер інвойсу: INV-2026-001
- Дата: 20 січня 2026 року
- Клієнт: [Назва та адреса клієнта]
- Послуги:
* [Опис 1]: [кількість] x [ціна за одиницю]
* [Опис 2]: [кількість] x [ціна за одиницю]
- Умови оплати: Net 30
Розрахуй автоматично:
- Проміжний підсумок (Subtotal)
- Податок (ПДВ/Податок з продажу)
- Разом (Total)
Збережи в ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-001.pdf
Крок 3: Створення інвойсу з нуля
Якщо у вас немає шаблону:
Створи професійний інвойс із такими даними:
ШАПКА:
- Мої дані: [Назва, адреса, ІПН/ЄДРПОУ]
- Логотип: (опціонально)
КЛІЄНТ:
- Назва: [Назва клієнта]
- Адреса: [Повна адреса]
ІНВОЙС:
- Номер: INV-2026-001
- Дата виписки: 20.01.2026
- Термін оплати: 19.02.2026
ПОСЛУГИ:
| Опис | К-ть | Ціна за од. | Разом |
|------|------|-------------|-------|
| [Послуга 1] | 1 | $500.00 | $500.00 |
| [Послуга 2] | 2 | $250.00 | $500.00 |
ПІДСУМКИ:
- Проміжний підсумок: $1,000.00
- Податок (20%): $200.00
- Разом: $1,200.00
ЮРИДИЧНІ ПРИМІТКИ:
- Умови оплати: Net 30 днів
- Пеня за затримку: [законна ставка]
- Знижка за ранню оплату: немає
Формат: PDF
Зберегти до: ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-001.pdf
Крок 4: Перевірка інвойсу
Cowork відобразить свій план. Перевірте:
- ✓ Правильність розрахунків (підсумок, податки, разом)
- ✓ Унікальність номера інвойсу
- ✓ Повноту контактних даних
- ✓ Наявність необхідних юридичних приміток
Крок 5: Генерація та збереження
Продовжуй генерацію
Після генерації:
# Перевірка файлу (macOS)
open ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-001.pdf
# АБО на Linux
xdg-open ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-001.pdf
Приклади промптів
Простий інвойс
Створи інвойс:
- №: INV-2026-042
- Дата: 20.01.2026
- Клієнт: ABC Woodworking Inc, 123 Oak Street, New York, NY 10001
- Послуга: Встановлення вікон x3, по $450 кожне
- Податок 20%
- Умови оплати: Net 30
Мої дані:
Johnson Plumbing LLC, 456 Main Avenue, New York, NY 10002
ІПН: 12-3456789
Зберегти як PDF: ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-042.pdf
Пакетна генерація інвойсів
Створи 5 інвойсів на основі кошторисів у ~/Cowork-Workspace/input/
Для кожного прийнятого кошторису:
- Перетвори на інвойс
- Нумерація: INV-2026-[порядковий номер]
- Збережи ті самі суми
- Додай термін оплати: +30 днів
- Формат PDF у папці ~/Cowork-Workspace/output/invoices/
Усунення несправностей
Неправильний розрахунок податків
Причина: Податкова ставка не вказана або вказана неправильно Рішення: Чітко вкажіть її:
Застосовний податок: 20% (стандартна ставка)
АБО
Застосовний податок: 10% (знижена ставка)
АБО
Без ПДВ (вкажіть причину звільнення)
Дублювання номерів
Причина: Номер інвойсу вже використовувався Рішення: Ведіть журнал вручну або запитайте:
Перелічи всі інвойси в ~/Cowork-Workspace/output/invoices/
Дай мені наступний доступний номер
Відсутність юридичних приміток
Причина: Неповний шаблон Рішення: Надайте всі необхідні примітки:
Додай ці примітки:
- ІПН/ЄДРПОУ: [ваш номер]
- Реєстрація компанії: [якщо актуально]
- Умови оплати
- Пеня за несвоєчасну оплату: [ставка]
- Витрати на стягнення: [сума]
Варіації
Інвойс на депозит (аванс)
Згенеруй інвойс на депозит:
- Сума: 30% від кошторису Q2026-015
- Примітка: "Депозит 30% - Кошторис Q2026-015"
- Фінальний інвойс буде виписаний за вирахуванням цього депозиту
Регулярний інвойс (щомісячний)
Створи щомісячний інвойс за січень 2026 року:
- Той самий клієнт, що і в попередньому інвойсі INV-2026-035
- Та сама послуга: Щомісячне обслуговування
- Та сама сума: $250
- Нова дата та номер: INV-2026-045
Експорт в Excel для бухгалтерії
Після генерації PDF-інвойсу також створи:
- Файл Excel: ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-042.xlsx
- Зі стовпцями: Дата, №, Клієнт, Підсумок, Податок, Разом, Термін оплати
Найкращі практики
- Послідовна нумерація — Відсутність пропусків у нумерації (законна вимога в багатьох країнах)
- Систематичне резервне копіювання — Зберігайте всі інвойси протягом необхідного терміну зберігання (зазвичай 7-10 років)
- Подвійна перевірка — Завжди переглядайте документ перед надсиланням клієнту
- Затверджений шаблон — Погодьте ваш шаблон з бухгалтером
- Оновлені юридичні примітки — Щорічно перевіряйте законодавчі вимоги до оформлення документів
- Організоване архівування — Послідовне іменування файлів (рік/номер або за клієнтом)
| *Назад до воркфлоу | Документація Cowork* |