Workflow: Génération de Factures

Temps estimé: 15 minutes Difficulté: Débutant Catégorie: 📋 Administratif Professions: Artisans/BTP, Commerçants, Indépendants

🌐 Langues : Français

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Cas d’usage

Vous devez créer des factures professionnelles rapidement à partir de templates ou de devis existants. Ce workflow vous aide à:

Générer des factures conformes depuis des templates
Convertir des devis acceptés en factures
Numéroter automatiquement vos factures
Calculer TVA et totaux automatiquement

⚠️ Important: Ce workflow génère des factures au format texte/PDF. Vérifiez toujours les montants et les mentions légales avant envoi.

Prérequis

Cowork activé dans Claude Desktop
Template de facture (Word, Excel ou PDF) OU informations client
Numéro de facture suivant
Workspace folder créé

Instructions étape par étape

Étape 1: Préparer le Workspace

# Créer la structure
mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{templates,output/factures}

# Si vous avez un template, le copier
cp ~/Documents/template-facture.docx ~/Cowork-Workspace/templates/

Étape 2: Créer la facture depuis template

Si vous avez un template:

Utilise le template dans ~/Cowork-Workspace/templates/template-facture.docx

Remplis-le avec ces informations:
- Numéro facture: F2026-001
- Date: 20 janvier 2026
- Client: [Nom et adresse du client]
- Prestations:
  * [Désignation 1]: [quantité] x [prix HT]
  * [Désignation 2]: [quantité] x [prix HT]
- Conditions de paiement: 30 jours

Calcule automatiquement:
- Total HT
- TVA 20%
- Total TTC

Sauvegarde dans ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-001.pdf

Étape 3: Créer une facture depuis zéro

Si vous n’avez pas de template:

Crée une facture professionnelle avec:

EN-TÊTE:
- Mes coordonnées: [Nom, adresse, SIRET, TVA intracommunautaire]
- Logo: (optionnel)

CLIENT:
- Nom: [Nom du client]
- Adresse: [Adresse complète]

FACTURE:
- Numéro: F2026-001
- Date d'émission: 20/01/2026
- Date d'échéance: 19/02/2026

PRESTATIONS:
| Désignation | Qté | Prix Unit. HT | Total HT |
|-------------|-----|---------------|----------|
| [Service 1] | 1   | 500,00 €      | 500,00 € |
| [Service 2] | 2   | 250,00 €      | 500,00 € |

TOTAUX:
- Total HT: 1 000,00 €
- TVA 20%: 200,00 €
- Total TTC: 1 200,00 €

MENTIONS LÉGALES:
- Conditions de paiement: 30 jours
- Pénalités de retard: [taux légal]
- Escompte si paiement anticipé: néant

Format: PDF
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-001.pdf

Étape 4: Vérifier la facture

Cowork affichera son plan. Vérifiez:

✓ Calculs corrects (HT, TVA, TTC)
✓ Numéro de facture unique
✓ Coordonnées complètes
✓ Mentions légales obligatoires

Étape 5: Générer et sauvegarder

Procède avec la génération

Après génération:

# Vérifier le fichier
open ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-001.pdf

# OU sur Linux
xdg-open ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-001.pdf

Exemples de prompts

Facture simple

Crée une facture:
- N°: F2026-042
- Date: 20/01/2026
- Client: SARL Martin Menuiserie, 12 rue du Bois 75001 Paris
- Prestation: Pose fenêtres PVC x3, 450€ HT chacune
- TVA 20%
- Paiement 30 jours

Mes coordonnées:
Durand Plomberie, 5 avenue Général 75002 Paris
SIRET: 123 456 789 00012

Sauvegarde PDF: ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-042.pdf

Plusieurs factures en lot

Crée 5 factures depuis les devis dans ~/Cowork-Workspace/input/

Pour chaque devis accepté:
- Convertir en facture
- Numérotation: F2026-[numéro séquentiel]
- Garder les mêmes montants
- Ajouter date d'échéance: +30 jours
- Format PDF dans ~/Cowork-Workspace/output/factures/

Troubleshooting

Calculs TVA incorrects

Cause: Taux de TVA non spécifié ou erroné Solution: Préciser explicitement:

TVA applicable: 20% (taux normal)
OU
TVA applicable: 10% (taux réduit)
OU
TVA non applicable, article 293 B du CGI (auto-entrepreneur)

Numérotation en doublon

Cause: Numéro de facture déjà utilisé Solution: Tenir un registre manuel ou demander:

Liste toutes les factures dans ~/Cowork-Workspace/output/factures/
Donne-moi le prochain numéro disponible

Mentions légales manquantes

Cause: Template incomplet Solution: Fournir toutes les mentions obligatoires:

Ajoute ces mentions:
- Numéro SIRET: [votre numéro]
- TVA intracommunautaire: [si applicable]
- Capital social: [si société]
- RCS: [si applicable]
- Conditions de paiement
- Pénalités de retard: taux BCE + 10 points
- Indemnité forfaitaire de recouvrement: 40€

Variations

Facture d’acompte

Génère facture d'acompte:
- Montant: 30% du devis D2026-015
- Mention: "Acompte de 30% - Devis D2026-015"
- Facture finale déduira cet acompte

Facture récurrente (mensuelle)

Crée facture mensuelle Janvier 2026:
- Même client que facture précédente F2026-035
- Même prestation: Maintenance mensuelle
- Même montant: 250€ HT
- Nouvelle date et numéro: F2026-045

Export Excel pour comptabilité

Après génération de la facture PDF, crée aussi:
- Fichier Excel: ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-042.xlsx
- Avec colonnes: Date, N°, Client, HT, TVA, TTC, Échéance

Bonnes pratiques

Numérotation séquentielle — Pas de trous dans la numérotation (obligation légale)
Sauvegarde systématique — Conservez toutes vos factures pendant 10 ans
Vérification double — Relisez toujours avant envoi au client
Template validé — Faites valider votre template par votre comptable
Mentions légales à jour — Vérifiez annuellement les obligations légales
Archivage organisé — Nommage cohérent (année/numéro ou par client)

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Documentation Cowork*