Воркфлоу: Перетворення Кошторис → Інвойс

Орієнтовний час: 10 хвилин Складність: Початківець Категорія: 📋 Адміністративні Професії: Усі

🌐 Мови: English Français Українська 🇺🇦

Кейс використання

Клієнт прийняв ваш кошторис, і вам потрібно швидко перетворити його на інвойс (рахунок). Цей воркфлоу допоможе вам:

⚠️ Важливо: Завжди перевіряйте, чи прийнятий кошторис точно відповідає послугам, на які виставляється рахунок.

Попередні вимоги

Покрокова інструкція

Крок 1: Підготовка вихідного кошторису

mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{input,output/invoices}

# Копіювання прийнятого кошторису
cp ~/Documents/Quotes/Q2026-042.pdf ~/Cowork-Workspace/input/

Крок 2: Перетворення на інвойс

Перетвори кошторис ~/Cowork-Workspace/input/Q2026-042.pdf на інвойс

ТРАНСФОРМАЦІЇ:
1. Заміни "КОШТОРИС" на "ІНВОЙС" (або "РАХУНОК-ФАКТУРА")
2. Заміни номер кошторису Q2026-042 на INV-2026-085
3. Заміни дату кошторису на дату інвойсу: 20 січня 2026 року
4. Додай термін оплати: 19 лютого 2026 року (30 днів)

ЗАЛИШИ БЕЗ ЗМІН:
- Дані клієнта
- Послуги та кількість
- Ціни за одиницю та підсумки (проміжний підсумок, податок, разом)
- Загальні положення та умови (якщо є)

ДОДАЙ:
- Примітку: "Кошторис Q2026-042 від [дата кошторису] прийнятий [дата прийняття]"
- Умови оплати: Net 30 днів
- Пеню за несвоєчасну оплату: [відповідна ставка]
- Спосіб оплати: [Банківський переказ / Чек / Інше]
- Банківські реквізити (IBAN/номер рахунку)

ВИДАЛИ (якщо є):
- Згадку "Кошторис не є обов'язковим до виконання"
- Термін дії кошторису (більше не актуально для інвойсу)

Формат: PDF
Зберегти до: ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-085.pdf

Крок 3: Перевірка узгодженості

Cowork відобразить план. Перевірте:

Якщо в кошторис були внесені зміни:

УВАГА: Клієнт попросив внести зміни після затвердження кошторису

Оригінальний кошторис Q2026-042:
- Послуга А: $500

Запит клієнта:
- Послуга А: $600 (додано преміум-опцію)

Інвойс INV-2026-085:
- Послуга А преміум: $600
- Додати примітку: "Зміна узгоджена з клієнтом [дата]"

Крок 4: Генерація та архівування

Продовжуй перетворення

Перевірте та архівуйте:

# Відкрити згенерований інвойс (macOS)
open ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-085.pdf

# Створити зв'язок кошторис ↔ інвойс для відстеження
echo "Кошторис Q2026-042 → Інвойс INV-2026-085 від 20.01.2026" >> ~/Cowork-Workspace/output/correspondences.txt

Крок 5: Подальші дії (опціонально)

Створення нагадування про термін оплати:

На основі інвойсу INV-2026-085 (термін оплати 19.02.2026):

Створи нагадування про оплату:
- Дата сповіщення: 12.02.2026 (за 7 днів до терміну)
- Дія: Перевірити отримання оплати
- Якщо не отримано: Надіслати ввічливе нагадування

Формат: Рядок у ~/Cowork-Workspace/output/payment-reminders.csv
Стовпці: Інвойс | Клієнт | Сума | Термін оплати | Нагадування | Статус

Приклади промптів

Просте перетворення

Кошторис Q2026-038 прийнято → Інвойс INV-2026-074

Кошторис: ~/Cowork-Workspace/input/Q2026-038.pdf
Дата інвойсу: 20.01.2026
Термін оплати: +30 днів (19.02.2026)
Без змін у переліку послуг

Додай:
- Примітку "Кошторис Q2026-038 від 12.01.2026 прийнятий 18.01.2026"
- Банківські реквізити: IBAN... SWIFT...
- Оплата банківським переказом

Зберегти до: ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-074.pdf

Перетворення з депозитом (авансом)

Кошторис Q2026-051 Загальна сума: $5,000

Клієнт сплачує депозит 30% = $1,500

Згенеруй 2 інвойси:

ІНВОЙС 1 (депозит):
- Номер: INV-2026-089
- Дата: 20.01.2026
- Сума: $1,500
- Примітка: "Депозит 30% - Кошторис Q2026-051"
- Термін: Негайно (оплата при замовленні)

ІНВОЙС 2 (залишок - виписати пізніше):
- Номер: INV-2026-XXX (буде визначено)
- Сума: $3,500
- Примітка: "Залишок - Кошторис Q2026-051 - Депозит INV-2026-089 вирахувано"
- Термін: Після доставки/завершення робіт

Наразі згенеруй лише INV-2026-089 (депозит)
Зберегти до: ~/Cowork-Workspace/output/invoices/INV-2026-089-deposit.pdf

Пакетне перетворення

Перетвори групу з 5 прийнятих кошторисів у ~/Cowork-Workspace/input/accepted-quotes/

Для кожного кошторису:
1. Прочитай номер кошторису Q2026-XXX
2. Згенеруй інвойс INV-2026-YYY (послідовна нумерація, починаючи з INV-2026-090)
3. Дата інвойсу: 20.01.2026
4. Термін оплати: +30 днів
5. Додай стандартні реквізити

Також створи зведений файл Excel:
- Стовпці: Кошторис | Інвойс | Клієнт | Сума | Дата | Термін оплати
- Зберегти до: ~/Cowork-Workspace/output/conversions-january-2026.xlsx

Усунення несправностей

Неповний або змінений кошторис

Причина: Переговори після надання кошторису Рішення: Задокументуйте зміни:

Кошторис Q2026-042 був змінений після прийняття:

ОРИГІНАЛЬНИЙ КОШТОРИС:
- Послуга А: $1,000
- Послуга Б: $500
Разом: $1,500

УГОДА З КЛІЄНТОМ (email від 18.01):
- Послугу А видалено
- Послуга Б: $500
- Додано Послугу В: $700
Разом: $1,200

ІНВОЙС INV-2026-085:
Використовуй фінальну угоду ($1,200)
Додай примітку: "Ціна згідно з домовленістю по email від 18.01.2026"
Додай копію листа про прийняття

Пропуск у нумерації

Причина: Забутий або дубльований інвойс Рішення: Перевірте реєстр:

Перелічи всі інвойси в ~/Cowork-Workspace/output/invoices/
Відсортуй за хронологічним номером
Визнач останній використаний номер: INV-2026-084
Наступний номер: INV-2026-085

Якщо в нумерації є пропуск (напр: INV-2026-082 відсутній):
→ Розслідуй: інвойс скасовано? забуто?
→ Ніколи не використовуй скасований номер повторно (якщо потрібно, створи INV-2026-085A)

Найкращі практики

  1. Зберігайте кошториси — Архівуйте кошторис ТА інвойс разом (для простежуваності)
  2. Формальне прийняття — Завжди майте підтвердження прийняття (email, підпис)
  3. Розумний термін — Виставляйте інвойс не пізніше ніж через 1 місяць після прийняття кошторису
  4. Узгодженість сум — Якщо сума змінилася, задокументуйте це та повідомте клієнта
  5. Унікальна нумерація — Ніколи не створюйте 2 інвойси з однаковим номером
  6. Подвійна перевірка — Перевірте перед надсиланням (помилка в інвойсі = кредит-нота + новий інвойс)
  7. Чіткий термін оплати — Завжди вказуйте крайній термін платежу
  8. Оперативність — Надсилайте інвойс протягом 48 годин після прийняття кошторису (професіоналізм)
*Назад до воркфлоу Документація Cowork*