Workflow: Vérification Documents Obligatoires

Temps estimé: 20 minutes Difficulté: Intermédiaire Catégorie: 📋 Administratif Professions: Artisans/BTP, Commerçants

🌐 Langues : Français

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Cas d’usage

Vous devez vous assurer d’être en conformité réglementaire pour éviter amendes et problèmes légaux. Ce workflow vous aide à:

Vérifier documents obligatoires à jour
Identifier documents manquants ou périmés
Planifier renouvellements
Préparer contrôles administratifs

⚠️ Juridique: Le défaut de documents obligatoires peut entraîner amendes (135€ à 3000€) et interdiction d’exercer.

💡 Claude Legal disponible : Si vous avez accès à Claude Legal (extension Cowork), ces vérifications de conformité peuvent être automatisées avec détection de risques supplémentaire. Voir guide des capacités pour plus d’informations.

Prérequis

Cowork activé dans Claude Desktop
Votre activité (code NAF/APE)
Statut juridique (auto-entrepreneur, SARL, etc.)
Documents actuels (scans si possible)
Workspace folder créé

Instructions étape par étape

Étape 1: Identifier documents obligatoires selon activité

mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{input,output/conformite}

Établir la liste:

Mon activité: [Électricien / Plombier / Maçon / Commerce / etc.]
Statut: [Auto-entrepreneur / SARL / EI / etc.]
Département: [Code postal]

Liste TOUS les documents obligatoires pour mon activité:

1. DOCUMENTS ENTREPRISE (tous)
2. ASSURANCES
3. QUALIFICATIONS MÉTIER
4. AFFICHAGES OBLIGATOIRES
5. REGISTRES ET DÉCLARATIONS
6. DOCUMENTS SPÉCIFIQUES ACTIVITÉ

Pour chaque document:
- Nom exact
- Organisme émetteur
- Durée validité
- Sanctions si défaut
- Renouvellement (délai avant expiration)

Format: Checklist Excel
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/documents-obligatoires-[activité].xlsx

Étape 2: Checklist artisan BTP (exemple)

Crée checklist conformité pour: Artisan électricien auto-entrepreneur

DOCUMENTS ENTREPRISE:
□ Extrait K-bis OU Extrait D1 (auto-entrepreneur)
  - Obtention: Chambre des Métiers
  - Validité: Moins de 3 mois pour démarches administratives
  - Renouvellement: Obtenir nouveau extrait si demandé

□ Attestation INSEE (SIRET/SIREN)
  - Obtention: Automatique création entreprise
  - Validité: Permanente (sauf modification activité)

□ Carte professionnelle artisan (Chambre des Métiers)
  - Obligatoire si: >3 salariés OU chantiers publics
  - Validité: 5 ans
  - Renouvellement: 3 mois avant expiration

ASSURANCES OBLIGATOIRES:
□ Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)
  - Obligatoire: OUI (artisan BTP)
  - Validité: 1 an
  - Renouvellement: 1 mois avant expiration
  - Sanction défaut: 45 000€ + 6 mois prison (art. L243-3)

□ Assurance Décennale
  - Obligatoire: OUI (travaux structure, clos/couvert, équipements)
  - Validité: 1 an
  - Fournir au client: Avant signature devis
  - Sanction défaut: 75 000€ + 6 mois prison

□ Garantie Financière (si acompte >30%)
  - Obligatoire si: Demande acompte >30% TTC
  - Montant: Selon CA
  - Validité: 1 an

QUALIFICATIONS:
□ Qualification RGE (Reconnu Garant Environnement)
  - Obligatoire si: Travaux rénovation énergétique
  - Validité: 4 ans
  - Renouvellement: 6 mois avant expiration
  - Organisme: Qualibat, Qualifelec, etc.

□ Habilitation électrique (si applicable)
  - Niveaux: B1, B2, BR selon travaux
  - Validité: 3 ans
  - Renouvellement: Formation recyclage

AFFICHAGES CHANTIER OBLIGATOIRES:
□ Panneau chantier (si >20 jours OU permis construire)
  - Contenu: Maître d'ouvrage, architecte, entreprise, dates
  - Dimensions: Minimum 80x120cm
  - Sanction défaut: 1200€

DOCUMENTS CLIENTS:
□ Devis conforme
  - Mentions obligatoires: (25 mentions légales)
  - Validité: 3 mois minimum
  - Sanction défaut: 1500€

□ Facture conforme
  - Mentions obligatoires: (21 mentions légales)
  - Conservation: 10 ans
  - Sanction défaut: 75 000€

□ Attestation assurance décennale (jointe devis)
  - Obligatoire: Avant signature
  - Sanction défaut: Nullité contrat

REGISTRES:
□ Registre unique du personnel (si salariés)
  - Conservation: 5 ans après départ salarié
  - Sanction défaut: 750€

□ Document Unique Évaluation Risques (DUER)
  - Obligatoire: Dès 1 salarié
  - Mise à jour: Annuelle minimum
  - Sanction défaut: 1500€

SPÉCIFIQUE ÉLECTRICITÉ:
□ Attestation Consuel (si installation neuve/rénovation totale)
  - Obligatoire: Avant mise sous tension
  - Coût: ~150€
  - Délai obtention: 2-3 semaines

□ Schéma unifilaire et plan implantation
  - Fournir au client: Fin travaux
  - Conservation: Annexe facture

Format: PDF checklist imprimable + Excel suivi
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/checklist-electricien-2026.pdf

Étape 3: Audit actuel

Vérifier votre conformité:

Audit conformité au [date]:

Pour chaque document de la checklist:
1. Je possède le document: OUI / NON / OBSOLÈTE
2. Si OUI: Date obtention + Date expiration
3. Si NON ou OBSOLÈTE: Actions à faire

Exemple audit:
□ RC Pro: ✓ OUI - Expire le 31/03/2026 → Renouveler avant 28/02
□ Décennale: ✓ OUI - Expire le 15/04/2026 → OK
□ RGE: ✗ NON - Jamais obtenu → S'inscrire formation Qualif

Élec (si électricien)
□ Habilitation B2: ✓ OUI - Expire 10/08/2026 → Planifier recyclage juin

Génère rapport audit:
- Documents OK (verts)
- Documents à renouveler <3 mois (orange)
- Documents manquants (rouge)
- Plan d'action avec priorités et échéances

Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/audit-conformite-[date].pdf

Étape 4: Plan de mise en conformité

Si documents manquants:

Depuis rapport audit, crée plan action:

PRIORITÉ CRITIQUE (blocage activité):
1. Assurance Décennale manquante
   - Action: Demander 3 devis assureurs
   - Contact: [Liste courtiers spécialisés BTP]
   - Délai: Obtenir avant tout nouveau chantier
   - Coût estimé: 1500-3000€/an selon CA

PRIORITÉ HAUTE (risque amende):
2. Attestation Consuel manquante dernier chantier
   - Action: Déposer dossier Consuel
   - Docs nécessaires: Photos tableau, schéma unifilaire, attestation conformité
   - Délai: Sous 2 semaines
   - Coût: 150€

PRIORITÉ MOYENNE (amélioration):
3. RGE à obtenir (ouvre marché rénovation énergétique)
   - Action: S'inscrire formation Qualifelec
   - Délai: 3-6 mois
   - Coût: 1200€ formation + 400€/an certification

Format: Gantt ou tableau avec colonnes (Action | Responsable | Échéance | Coût | Statut)
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/plan-action-conformite.xlsx

Étape 5: Calendrier renouvellements

Anticiper expirations:

Crée calendrier renouvellements 2026:

Janvier:
- Vérifier validité assurances (expiration mars/avril?)

Mars:
- Renouveler RC Pro (expire 31/03)
- Commander extrait D1 à jour (démarches)

Avril:
- Renouveler Décennale (expire 15/04)

Juin:
- Planifier recyclage habilitation électrique (expire août)

Septembre:
- Mise à jour DUER annuelle
- Vérification qualifications RGE

Décembre:
- Audit conformité annuel complet
- Préparer budget assurances année suivante

Intégrer ce calendrier dans outil gestion (Google Calendar, Outlook, etc.)
avec alertes -30 jours avant chaque échéance

Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/calendrier-renouvellements-2026.ics

Exemples de prompts

Checklist commerce alimentaire

Crée checklist conformité pour: Boulangerie-pâtisserie

HYGIÈNE ET SÉCURITÉ ALIMENTAIRE:
□ Agrément sanitaire (si >30 repas/jour)
□ Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS)
□ Formation hygiène alimentaire (HACCP)
□ Registre températures chambres froides
□ Contrôles vétérinaires à jour

AFFICHAGES OBLIGATOIRES:
□ Prix au kilo (produits au poids)
□ Origine viandes
□ Allergènes (14 allergènes majeurs)
□ Interdiction fumer
□ Horaires ouverture

DOCUMENTS:
□ Licences (si vente alcool)
□ Permis exploitation (si >1 an)
□ Assurance RC Pro
□ Contrat collecte déchets

Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/checklist-boulangerie.pdf

Préparation contrôle inspection travail

Inspection du travail prévue le [date]

Prépare dossier avec TOUS documents obligatoires:

1. AFFICHAGES (vérifier présence):
   - Convention collective applicable
   - Horaires travail
   - Coordonnées inspection travail
   - Médecine du travail
   - Règlement intérieur (si >50 salariés)
   - Consignes sécurité incendie

2. REGISTRES (accessibles immédiatement):
   - Registre unique personnel à jour
   - Document Unique (DUER) <1 an
   - Registre des accidents du travail

3. CONTRATS ET BULLETINS:
   - Contrats de travail tous salariés
   - Bulletins paie 12 derniers mois
   - Attestations formations sécurité

4. MÉDECINE DU TRAVAIL:
   - Attestations visites médicales à jour
   - Fiches aptitude

Créer check-list pré-inspection + dossier PDF complet
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conformite/dossier-inspection-travail-[date].pdf

Troubleshooting

Assurance expirée par erreur

Cause: Oubli renouvellement Solution: Action urgente:

Assurance Décennale expirée depuis 5 jours

ACTIONS IMMÉDIATES:
1. STOP tout nouveau chantier (ne pas signer devis)
2. Contacter assureur en urgence (renouvellement rétroactif parfois possible)
3. Si impossible: Souscrire nouvelle assurance (délai carence 10 jours)
4. Informer clients chantiers en cours (obligation transparence)
5. Vérifier si couverture rétroactive possible

CONSÉQUENCES:
- Travaux pendant période non-couverte: Risque personnel en cas sinistre
- Client peut annuler contrat sans pénalité
- Amende pénale si contrôle

PRÉVENTION:
- Mettre alerte calendrier -60 jours avant expiration
- Renouvellement automatique si possible

Document demandé inconnu

Cause: Réglementation récente ou spécifique Solution: Recherche méthodique:

Client demande "Certificat Qualibat RGE mention X"

Méthode recherche:
1. Site organisme (www.qualibat.com)
2. Chambre des Métiers (conseiller)
3. Syndicat professionnel (FFB, CAPEB)
4. Forums métier
5. Appel organisme certificateur

Vérifier:
- Document vraiment obligatoire OU juste "souhaitable"?
- Pour quels types de travaux?
- Coût et délai obtention
- Prérequis (formations, CA minimum)

Informer client si:
- Document non applicable à votre activité
- Délai obtention incompatible planning

Variations

Checklist multi-activités

Entreprise multi-services (plomberie + électricité + chauffage)

Créer checklist segmentée:

COMMUN (tous métiers):
- RC Pro multi-activités
- Décennale multi-lots
- Documents entreprise

SPÉCIFIQUE PLOMBERIE:
- Attestation capacité professionnelle
- [Documents spécifiques]

SPÉCIFIQUE ÉLECTRICITÉ:
- Habilitations électriques
- Consuel

SPÉCIFIQUE CHAUFFAGE:
- Attestation capacité manipuler fluides frigorigènes
- RGE Qualipac (pompes à chaleur)

Total documents: Audit complet trimestriel

Export numérique sécurisé

Tous documents scannés en haute qualité:

Organisation cloud sécurisé:
~/Conformite/
├── Entreprise/
│   ├── K-bis.pdf
│   ├── Statuts.pdf
│   └── Assurance-RC-2026.pdf
├── Assurances/
│   ├── Decennale-2026.pdf
│   └── Historique/
├── Qualifications/
│   ├── RGE-Qualifelec-2024-2028.pdf
│   └── Habilitation-B2-expire-2026.pdf
└── Audit/
    └── Audit-conformite-janvier-2026.pdf

Backup:
- Cloud chiffré (Dropbox, Google Drive Pro)
- Disque dur externe (mise à jour mensuelle)
- Copie physique chez expert-comptable

Accès mobile: App scan (pour montrer docs chantier si contrôle)

Bonnes pratiques

Audit annuel complet — Vérifier l’ensemble 1 fois/an minimum
Anticipation renouvellements — Alertes -60 jours avant expiration
Centralisation documents — 1 dossier unique (physique + numérique)
Veille réglementaire — S’abonner newsletter Chambre des Métiers/Commerce
Conseil expert — Faire valider checklist par comptable ou avocat
Formation continue — Obligation certaines professions, bon pour tous
Budget conformité — Provisionner coûts assurances/certifications
Traçabilité — Conserver historique (prouver bonne foi si contrôle)

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Documentation Cowork*