Workflow : Planification des Effectifs

🌐 Langues : Français English

Temps estimé : 40-60 minutes Difficulté : Intermédiaire Catégorie : 📊 Administratif Professions : Responsables RH, Directeurs des opérations, Chefs d’entreprise

Cas d’usage

Vous devez planifier les effectifs pour le prochain trimestre/année et souhaitez :

⚠️ Important : Ce workflow utilise les capacités de génération Excel de Cowork (création de nouveaux fichiers de planification). Il n’utilise PAS l’add-in Claude in Excel (complément Microsoft Excel pour l’assistance aux formules). Voir comparaison.

Prérequis

Instructions étape par étape

Étape 1 : Préparer les données d’entrée

# Créer la structure du workspace
mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{input/donnees-rh,output}

# Copier les données employés dans le workspace
cp ~/chemin/vers/liste-employes.xlsx ~/Cowork-Workspace/input/donnees-rh/
cp ~/chemin/vers/remunerations.csv ~/Cowork-Workspace/input/donnees-rh/

Astuce : Anonymiser les données sensibles si le modèle est partagé avec parties prenantes.

Étape 2 : Consolider les effectifs actuels

Créer un instantané de référence :

Analyse les données employés dans ~/Cowork-Workspace/input/donnees-rh/

Crée ~/Cowork-Workspace/output/effectifs-baseline.xlsx avec :

Feuille 1 - "Équipe Actuelle" :
- ID Employé
- Nom (ou ID si anonymisé)
- Service
- Poste/Titre
- Type Contrat (CDI, CDD, Freelance)
- Date d'Embauche
- Salaire Brut
- Coût Avantages (si disponible)
- Rémunération Totale

Feuille 2 - "Résumé par Service" :
- Service
- Effectifs (équivalent ETP)
- Rémunération Totale
- Salaire Moyen
- Répartition des Postes

Feuille 3 - "Centres de Coûts" :
- Centre de Coûts
- Effectifs
- Coût Total
- Pourcentage du Budget Total

Étape 3 : Modéliser les scénarios de croissance

Planifier embauches et départs :

En utilisant les données de ~/Cowork-Workspace/output/effectifs-baseline.xlsx

Crée ~/Cowork-Workspace/output/scenarios-croissance.xlsx avec :

Feuille 1 - "Plan T1 2026" :
- Effectifs Actuels (par service)
- Embauches Prévues (poste, mois début, salaire estimé)
- Départs Prévus (poste, mois départ)
- Variation Nette Effectifs
- Impact Coût Total

Feuille 2 - "Plan T2 2026" :
[Même structure que T1]

Feuille 3 - "Résumé Année Complète" :
- Service
- Effectifs Janvier
- Effectifs Mars (fin T1)
- Effectifs Juin (fin T2)
- Effectifs Septembre (fin T3)
- Effectifs Décembre (fin année)
- Total Nouvelles Embauches
- Total Départs
- Croissance Nette

Feuille 4 - "Projection Coûts" :
- Mois (Jan-Déc 2026)
- Coût Salaires Bruts
- Charges Patronales (% du brut)
- Coût Freelances
- Coût Mensuel Total
- Coût Annuel Cumulé
- Variation % Année/Année

Utilise des formules pour que je puisse ajuster dates d'embauche et salaires de manière interactive.

Étape 4 : Analyse d’impact des postes

Comprendre les priorités d’embauche :

Depuis les scénarios de croissance à ~/Cowork-Workspace/output/scenarios-croissance.xlsx :

Crée ~/Cowork-Workspace/output/impact-postes.xlsx avec :

Feuille 1 - "Postes Prioritaires" :
- Poste/Titre
- Service
- Date Embauche Prévue
- Impact Business (Élevé/Moyen/Faible)
- Dépendances (quels projets/objectifs ce poste permet)
- Risque si Non Pourvu

Feuille 2 - "Écart de Compétences" :
- Inventaire Compétences Équipe Actuelle
- Compétences Requises pour Croissance
- Écart (compétences nécessaires mais manquantes)
- Recommandation Formation vs Embauche

Étape 5 : Benchmark de rémunération

Valider les fourchettes salariales :

Analyse les données de rémunération dans ~/Cowork-Workspace/input/donnees-rh/

Crée ~/Cowork-Workspace/output/analyse-remunerations.xlsx avec :

Feuille 1 - "Fourchettes Salariales" :
- Poste/Titre
- Salaire Min Actuel
- Salaire Max Actuel
- Moyenne Actuelle
- Fourchette Proposée (pour nouvelles embauches)
- Justification

Feuille 2 - "Analyse Équité" :
- Service
- Salaire Moyen
- Salaire Médian
- Écart-Type
- Valeurs Aberrantes (employés >2 écart-types de la moyenne)
- Préoccupations Équité (postes sous-payés, disparités genre/expérience si données disponibles)

Feuille 3 - "Comparaison Marché" :
- Poste
- Notre Moyenne
- Moyenne Marché (si données disponibles)
- Écart
- Score Compétitivité

Étape 6 : Visualisation organigramme

Visualiser les changements de structure :

Depuis ~/Cowork-Workspace/output/effectifs-baseline.xlsx et scenarios-croissance.xlsx :

Crée un document Word à ~/Cowork-Workspace/output/organigramme.docx avec :

1. Organigramme Actuel (hiérarchie textuelle)
2. Organigramme Proposé T4 2026 (avec nouveaux postes)
3. Changements Clés Mis en Évidence :
   - Nouveaux postes (gras, marqués "NOUVEAU")
   - Départs (marqués "DÉPART")
   - Promotions/Mutations (marqués "PROMOTION")

Format : Liste hiérarchique avec indentation montrant structure de reporting.

Étape 7 : Rapport de justification budgétaire

Compiler le document pour parties prenantes :

Crée un document Word à ~/Cowork-Workspace/output/plan-effectifs-2026.docx

Inclus :

1. Résumé Exécutif (1 page)
   - Effectifs actuels : X ETP
   - Effectifs proposés fin année : Y ETP
   - Croissance nette : +Z (ou -Z)
   - Budget rémunération total : €X XXX XXX
   - Variation année/année : +X%

2. Justification Stratégique
   - Pourquoi ces embauches sont critiques
   - Objectifs business permis par la croissance
   - Risques de ne pas embaucher

3. Répartition par Service
   - Variations effectifs par service
   - Postes clés à pourvoir
   - Calendrier

4. Impact Financier
   - Montée en charge coûts mensuels
   - Coût total annuel
   - Allocation budgétaire par service

5. Plans de Contingence
   - Que faire si embauches retardées ?
   - Quels postes flexibles vs critiques ?
   - Options embauche par phases

6. Annexes
   - Scénarios croissance détaillés (référence Excel)
   - Analyse rémunération (référence Excel)
   - Organigramme (visuel)

Critères de succès

✅ Complété quand :

Pièges courants

Problème Solution
Données employés incomplètes Commencer avec services où données complètes disponibles
Calculs avantages sociaux complexes Utiliser % simplifié du salaire (ex : 45% charges patronales)
Dates embauches incertaines Modéliser 3 scénarios : optimiste, réaliste, pessimiste
Données salaires confidentielles Anonymiser individus, montrer fourchettes/moyennes uniquement

Adaptations pour contexte français

Pour TPE/PME françaises :

Cadre légal :

Terminologie :

Conformité :

Paramètres régionaux :

Lors de la génération de fichiers Excel, utilise syntaxe européenne :
- Séparateur formule : point-virgule (;) pas virgule (,)
- Devise : EUR (€)
- Format date : JJ/MM/AAAA
- Séparateur décimal : virgule (,) pas point (.)
- Charges patronales : Salaire brut × 1,45 = coût total

Exemple ajout prompt français :

Inclus les charges patronales françaises :
- Cotisations sociales patronales : 45% du salaire brut
- Coût total = Salaire brut × 1,45
- Colonnes séparées pour : Salaire brut, Charges patronales, Coût total employeur

Conseils avancés

Planification multi-années :

Comparaison de scénarios :

Modélisation attrition :

Modèle interactif : Demander des formules pour pouvoir :

Exemple de prompt (workflow complet)

J'ai des données employés à ~/Cowork-Workspace/input/donnees-rh/employes.xlsx

Exécute ce workflow de planification effectifs :

1. Consolider Effectifs Actuels :
   - Extraire liste employés avec rémunération
   - Créer résumés par service
   - Calculer centres de coûts
   - Sauvegarder vers effectifs-baseline.xlsx

2. Modéliser Scénarios Croissance :
   - Plans embauches T1-T4 2026
   - Hypothèses attrition (15% annuel)
   - Projections coûts mensuels avec formules
   - Sauvegarder vers scenarios-croissance.xlsx

3. Analyse Impact Postes :
   - Postes prioritaires classés par impact business
   - Analyse écart compétences
   - Recommandations formation vs embauche
   - Sauvegarder vers impact-postes.xlsx

4. Benchmark Rémunération :
   - Fourchettes salariales par poste
   - Analyse équité (identifier valeurs aberrantes)
   - Comparaison marché si données disponibles
   - Sauvegarder vers analyse-remunerations.xlsx

5. Organigramme :
   - Structure actuelle (texte hiérarchique)
   - Structure proposée T4 2026 avec nouveaux postes
   - Mettre en évidence changements (NOUVEAU, DÉPART, PROMOTION)
   - Sauvegarder vers organigramme.docx

6. Rapport Justification Budgétaire :
   - Résumé exécutif (1 page)
   - Justification stratégique
   - Impact financier
   - Plans contingence
   - Sauvegarder vers plan-effectifs-2026.docx

Utilise syntaxe européenne (point-virgules, devise EUR).
Pour entreprise française : inclus charges patronales (45% du salaire brut).

Workflows associés

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